The sustainable investor for a changing world
Legal_MIFID_1440x300

Personal data and information notice

 

BNP Paribas Group and the BNPP Malaysia Entities (as set out below) treat your personal data seriously. “BNPP Malaysia Entities” means BNP Paribas Asset Management Malaysia Sdn Bhd  and BNP Paribas Asset Management Najmah Malaysia Sdn Bhd In this Notice, unless otherwise stated, all references to “BNPP”, “BNP Paribas”, “we”, “us” or “our” in this statement shall include all BNP Paribas Group entities that process personal data. If you provide or receive other services, products or deliverables to or from us, or use any of our specific websites, such as our recruitment website or internal HR websites, you may be provided with further privacy notices or statements. These additional privacy notices or statements shall supplement this Notice. This Notice is issued by the BNP Paribas Group and the BNPP Malaysia Entities and only relates to processing carried out by companies within the BNP Paribas Group. BNPP is not responsible for the processing of any personal data which you may provide directly to third parties. Any third party websites accessed via a BNPP website are not covered by this Notice and any links to other websites have been provided merely for convenience.

1.                   Collection of Personal Data
BNPP usually collects your personal data from the information that is submitted during the course of your, or your employer’s, company’s (or such other legal entity such as a partnership or statutory body), client’s or other person who you represent or act on behalf of (“your organisation”), relationship with us. This will typically be through the forms and documents used when you or your organisation sign up to our marketing or market data news lists, are named as an authorised person on behalf of your organisation, sign up to access any of our products or services either on your own behalf or on behalf of your organisation, take part in a recruitment campaign, or when you become an employee, contractor, temporary worker or other personnel. We will also collect personal data when we monitor or record communications and/or through use of technology, please see further information set out below. Apart from information provided by you, we may obtain personal data on you from various reference checks, background checks or from the various governmental authorities.

Before you disclose personal data relating to your Officers or other individuals to us, you must:

(a)                 ensure that those individuals are aware of the matters set out in this Notice and that they may have Legal rights of access to and correction of information held about them by us; and

(b)                 procure and you represent and warrant that you have procured their consent to the disclosure and use of their personal data.

 

2.                   Nature of Personal Data
The personal data in relation to you may include copies and other details of identity documents, proof of address and other contact details, address, email address, telephone number, information concerning age, marital status, racial or ethnic origin, creditworthiness, physical or mental health or medical condition, dietary preference, commission or alleged commission of any offence or proceedings for any offence committed or alleged to have been committed including past misconduct, the disposal of such proceedings or the sentence of any court in such proceedings).

If you deal with BNPP in your private capacity (which does not include employees, contractors, temporary workers or other personnel of BNPP), for example if you take part in BNPP recruitment, we typically process the following types of personal data about you:

 

–          Personal details, such as name, date of birth, occupation, marital status, country of residence and identity card/ passport number, or equivalent.

–          Contact details for your work and personal details, such as email address, postal address and/or telephone number.

–          The name of your employer or the entity that you are currently attached to.

–          Identification documentation, such as a photocopy of your passport, driving licence, ID card or other documentation required by local law. Copies of these documents may include a photograph of your face and shoulders.

–          Information provided through our recruitment process.

–          Details of your visits to our websites including, but not limited to, traffic data, location data and other communication data, and the resources that you access.

–          Details of your visits to our premises.

 

If you deal with BNPP in the capacity of an officer, representative, employee or director of one of our suppliers, vendors, service providers, contractors, advisers, clients or any other party, we typically process the following types of personal data about you:

 

–          Your name, work email address and other work contact details.

–          The name of your employer or the entity that you are currently attached to.

–          Your role, position and/or job title within your employment.

–          Your area of employment.

–          In some circumstances, identification documentation, such as a photocopy of your passport, driving licence, ID card or other documentation required by local law. Copies of these documents may include a photograph of your face and shoulders.

–          Details of your preferences for types of marketing events.

–          Details of your visits to our websites including, but not limited to, traffic data, location data and other communication data, and the resources that you access.

–          Details of your visits to our premises.

 

If you deal with BNPP in your capacity as an employee, contractor, temporary worker or other personnel, we typically process the following types of personal data about you:

 

–          Personal details, such as name, address, date of birth, marital status, emergency contact details, country of residence, identity card/ passport number, salary, bank details.

 

–          The name of your employer or the entity that you are currently attached to.

–          Professional details, such as email address, postal address, telephone number, your CV, qualifications, relevant experience and skills.

–          Identification documentation, such as a photocopy of your passport, driving licence, ID card or other documentation required by local law. Copies of these documents may include a photograph of your face and shoulders.

–          HR related records, such as training, performance assessments, absence and time-keeping records, disciplinary, grievance or capability proceedings, and background checks.

–          Details of your access to our premises and to systems, software, websites, including access and location data and communications data.

 

These types of personal data may include sensitive personal data.

We may also record telephone calls and store emails and internet logs in connection with your dealings with us. See section below ‘When we record communications with you’.

3.                   Impact Resulting from Failure to Supply Information
In certain circumstances it may be mandatory for you to provide us with your personal data, to enable us to maintain, provide or receive services, products or deliverable to or from you or to comply with our legal obligations, for example. In other circumstances, it will be at your discretion whether you provide us with personal data or not. However, failure to supply any of the personal data we may request may mean that we are unable to maintain, receive or provide services, products or deliverables from or to you, and/or continue with any transaction or dealing or discuss any other opportunities or deal with other matters with you or your employer, and/or you may be unable to take part in any of our recruitment campaigns, and/or you may be unable to fully access and use our internal systems and resources.

If you deal with BNPP in your capacity as an employee, contractor, temporary worker or other personnel, failure to supply such personal data may affect your employment prospects or affect our ability to perform our obligations under any potential or existing employment contract or your ability to enjoy the benefits of your employment with us.

4.                   Processing of Personal Data
4.1               Personal Data you provide will be collected, used and otherwise processed by BNP Paribas Group and/or BNPP Malaysia Entities for the following purposes:-

 

–          to ensure the content on our websites is presented in the most effective manner;

–          for monitoring and assessing compliance with BNPP’s policies and standards;

–          for promotional and marketing materials and activities, including photos and videos;

–          to carry out money laundering, financial and credit checks and for fraud and crime prevention and detection purposes;

–          to provide you/your organisation or for you/your organisation to provide us with requested products or services;

–          to identify authorised persons;

–          for administrative purposes in relation to the security and access of our systems, premises, platforms and secured websites;

 

–          to contact you/your organisation about the services and products you or we offer;

–          to comply with our legal and regulatory obligations and requests anywhere in the world, including reporting to and/or being audited by national and international regulatory, enforcement or exchange bodies;

–          to comply with court orders and exercise and/ or defend our legal rights;

–          for any other legitimate business purpose;

–          for business process execution, including receiving services, products and deliverables from you and delivering services, products and deliverables to clients; and

–          as otherwise permitted by any applicable law or regulation.

 

In addition to the above, for Human Resource management and/or other purposes, including:

 

–          determining your suitability for any of our current or future employment opportunities;

–          confirming your references and educational background and verification of information which include: checking the accuracy and completeness of the details (such as qualifications) provided;

–          checks, investigation and vetting of background, circumstances and which may include: conducting background checks in relation to criminal records, obtaining information from credit bureaus to check for creditworthiness, conducting reference checks in relation to job/ position suitability, anti-money laundering and anti-terrorism financing checks, sanction checks;

–          assessing individual work performance, attendance and disciplinary record;

–          conducting disciplinary proceedings;

–          conducting training;

–          obtaining and maintaining employee health records and information which include: requiring you to complete a medical questionnaire or undertake a medical examination;

–          performance appraisals and reviewing and paying of salaries, bonuses and other benefits;

–          providing employee references which include: letters to third parties providing employee’s details (excluding salary information) of employment with us;

–          monitoring business communications (by monitoring telephone, email and internet traffic data i.e. sender, receiver, subject; date and time of text messages; attachments to email; numbers called and duration of calls; domain names of web sites visited, duration of visits; and files downloaded from the internet) for reasons which include: providing evidence of business transactions; ensuring that our business procedures, policies and contracts with employees are adhered to; complying with any legal obligations; monitoring standards of service, staff performance, and for staff training;

–          disclosure to the employment, tax and/or immigration authorities and credit reference agencies;

–          disclosure to any of our potential buyers and/or part of our business of pursuant to any due diligence exercise or any exercise of a similar nature;

–          processing of payroll;

–          in connection with the maintenance, review and development of our or BNP Paribas’s business systems, procedures and infrastructure including testing or upgrading of our or BNP Paribas’s computer systems;

–          management of local and global personnel;

 

–          in connection with our or in compliance with our reporting and monitoring procedures and requirements, including for internal audit purposes;

–          in connection with record keeping, retention data processing purposes including retaining in central databases and systems (including those located outside of Malaysia); and,

–          all other matters relating to your employment with us as we considers to be necessary or appropriate;

–          to ensure the content on our websites is presented in the most effective manner for you; for general HR administration, including payroll and benefits, training and development, performance management, sickness and absence management, grievance and disciplinary procedures, equal opportunities monitoring, business continuity planning; and

–          for internal finance management, including personnel expense reimbursement, travel and time-keeping.

 

We may also use automated decision making processes in some circumstances.

 

When we record communications
4.2               BNPP and persons acting on our behalf may record and/or monitor communications (including telephone conversations over landlines and mobile phones, emails, instant messaging, chat rooms, fax and other electronic communications) between ourclients, agents, consultants, contractors, employees or other personnel and non-BNPP personnel/ individuals (such as employees of our clients). BNPP only does this to the extent permitted by applicable law for legitimate business purposes or other purposes permitted by law. BNPP collects this type of personal data for several reasons including but not limited to:

 

–          recording facts

–          complying with applicable law and regulation

–          complying with internal procedures and policies

–          facilitating administration and support

–          assisting with security, crime prevention and fraud purposes; and

–          investigating or detecting unauthorised use, wrongful use or abuse of our services, systems or other materials.

 

How we use cookies and other similar technology on our websites
4.3               We may collect information about your computer, including where available your IP address, operating system and browser type, for system administration purposes. This is statistical data about our users’ browsing actions and patterns, and does not identify any individual. We may also collect information about your general internet usage, and about your access to and use of any BNPP services made available to you/ your employer. This may be done through the use of cookies or any other similar technology, including technology that tracks and monitors your activities on some of our sites and  systems. For more information on cookies generally and what cookies BNPP uses, please see our Cookies Policy at http://cib.bnpparibas.com/Miscellaneous/Cookies-Policy/page.aspx/215

 

5.                   Disclosure
Personal data provided to BNPP Malaysia Entities and any employment agency or recruiter appointed by BNPP Malaysia Entities in relation to your employment with BNPP Malaysia Entities will generally be kept confidential but you hereby consent and authorize us to provide or disclose your Personal Information for the purposes stated above to the following persons:

 

–          any of our “Officers” (being an officer, employee, agent, custodian or professional adviser (including auditor, accountant and legal adviser) or any other person acting with any representative capacity, external auditors and insurers;

–          any member of the BNP Paribas Group and their Officers

–          any authority or person to whom we are compelled or required to do so under law or in response to a competent or government agency;

–          any person where public interest or our interests require disclosure;

–          any company, agent, broker, contractor, sub-contractor, service or product provider or other person (including intermediary, correspondent or partner bank) who provides any service (including administrative, telecommunications, payroll services, computer, information technology, payment clearance including securities clearance, credit investigation or debt collection service) or product to us and/or BNP Paribas Group in connection with our business as we may determine to be necessary or appropriate and their Officers (“third party service providers”);

–          any person seeking employment references;

–          pension or insurance companies with whom we and/or BNP Paribas Group have arranged benefits coverage for its employees;

–          any person when required to do so in accordance with any court proceeding, court order or law;

–          any person to whom you expressly or impliedly consent;

–          any person under a duty of confidentiality to us; or

–          any person when we consider in good faith that disclosure is necessary for any purpose whatsoever in connection with your employment or service with us or any transaction or dealing with you and any agreement, contract or document between you and us.

 

6.                   Safeguards
We shall endeavour to implement the appropriate administrative and security safeguards and procedures in accordance with the applicable laws and regulations to prevent the unauthorized or unlawful processing of your personal data and the accidental loss or destruction of, or damage to, your personal data.

 

7.                   Data Transfer and Sharing
Where we consider it necessary or appropriate for the purposes of data storage or processing or human resource management, we may transfer your personal data to another member of BNP Paribas Group or third party service providers within or outside the country in which any BNPP Malaysia Entities is established, under conditions of confidentiality and similar levels of security safeguards.

 

8.                   Your Rights of Access and Correction
8.1               You have the right to request access to and correction of information about you held by us and you may:-

 

(a)          check whether we hold or use your personal data and request access to such data;

(b)         request that we correct any of your personal data that is inaccurate, incomplete or out-of-date;

(c)          request that your personal data is retained by us only as long as necessary for the fulfilment of the purposes for which it was collected;

(d)         request that we specify or explain its policies and procedures in relation to data and types of personal data handled by us; and

(e)          withdraw, in full or in part, your consent given previously.

 

in each case subject to any applicable legal restrictions, contractual conditions and a reasonable time period. In relation to paragraph 8.1(e) above, please note that notwithstanding the withdrawal of your consent, we may still proceed to process your personal data in circumstances recognized and permitted by law.

 

8.2               The person to whom written requests for access to personal data or correction and/or deletion of personal data or for information regarding policies and procedures and types of personal data handled by a BNP Paribas Malaysian entity is:

BNP Paribas Asset Management Malaysia Sdn. Bhd.

Vista Tower, Level 48D, The Intermark, 348 Jalan Tun Razak, 50400 Kuala Lumpur Tel : +603-21796300

Fax : +603-21796399

 

Attn: Chief Operating Officer

 

If you deal with BNPP in your capacity as an employee, contractor, temporary worker or other personnel:

 

Attn: Human Resource Manager If your organisation is a client:

Attn: Client Account Management

 

*    If you/ your organisation is/are our client, please refer also to the “Notice to Customers on Personal Data Protection” on our website.
NOTIS DATA DAN MAKLUMAT PERIBADI

 

BNP Paribas Group dan BNPP Malaysia Entities (seperti yang tersebut di bawah) mengambil serius tentang data peribadi anda.

“BNPP Malaysia Entities” bermakna BNP Paribas Asset Management Malaysia Sdn Bhd dan BNP Paribas Asset Management Najmah Malaysia Sdn Bhd

Semua rujukan di dalam Notis ini kepada “BNPP”, “BNP Paribas” dan “kami” adalah juga merujuk kepada dan termasuk kesemua entiti di dalam BNP Paribas Group yang memproses data peribadi.

Sekiranya anda menyediakan atau menerima lain-lain perkhidmatan, produk atau bekalan (deliverables) kepada atau daripada kami, atau menggunakan mana-mana laman web tertentu kami, seperti laman web pengambilan pekerja ataupun lam web HR dalaman kami, anda mungkin akan diberi notis-notis atau keterangan-keterangan yang lanjut. Notis-notis atau keterangan- keterangan adalah tambahan kepada Notis ini.

Notis ini dikeluarkan oleh BNP Paribas Group dan BNPP Malaysia Entities dan hanya berkaitan dengan pemprosesan yang dilakukan oleh syarikat-syarikat di dalam BNP Paribas Group. BNPP tidak bertanggungjawab untuk pemprosesan data peribadi yang anda bekalkan kepada pihak ketiga.

 

Sebarang laman web pihak ketiga yang anda layari melalui laman web BNPP tidak termasuk di dalam Notis ini dan sebarang links ke laman web lain adalah semata-mata untuk kemudahan anda.

 

1.              Pengumpulan Data Peribadi
BNPP biasanya mengumpul data peribadi anda dari maklumat diberikan sepanjang tempoh hubungan anda atau majikan anda, syarikat (atau apa-apa jenis entiti lain seperti perkongsian atau badan berkanun) anda, pelanggan anda atau orang lain yang anda mewakili atau bertindak bagi pihak untuk (“organisasi anda”) dengan kami. Ini biasanya adalah melalui borang atau dokumen yang digunanakan bila anda atau oraganisasi anda mendaftar ke pemasaran atau berita senarai data pasaran, bila dinamakan sebagai orang yang diberi kuasa untuk atau bagi pihak oraganisasi anda, mendaftar untuk mengakses mana-mana produk atau servis kami sama ada untuk diri sendiri atau bagi pihak oraganisasi anda, mengambil bahagian dalam kempen pengambilan, atau bila anda menjadi pekerja, kontraktor, perkerja sambilan atau kontrak or lain-lain kakitangan. Kami juga akan menggunakan data peribadi anda apabila kami meneliti atau merekodkan komunikasi dan/ atau melalui penggunaan teknologi, sila lihat maklumat tambahan di bawah. Di samping maklumat yang disediakan oleh anda, kami boleh mendapatkan/memperoleh data peribadidata peribadidata peribadidata peribadi tentang anda daripada pelbagai semakan sejarah pekerjaan (‘reference checks’), semakan latar belakang atau daripada pelbagai pihak berkuasa kerajaan.

Sebelum anda menzahirkan Data Peribadi mengenai Pegawai anda atau individu- individu lain kepada kami, anda mesti:

 

(a)                memastikan agar individu-individu adalah sedia maklum tentang segala perkara yang dinyatakan dalam Notis ini dan mereka boleh mempunyai akses di bawah undang-undang kepada maklumat anda atau mereka yang berada di dalam simpanan kami dan boleh membetulkan maklumat tersebut; dan

(b)                mendapatkan dan anda menyatakan dan menjamin (represent and warrant) bahawa anda telah mendapatkan kebenaran untuk menzahirkan Data Peribadi mengenai Pegawai anda atau individu-individu lain kepada kami.

 

2.             Sifat Data Peribadi
Data peribadi berkaitan dengan anda mungkin termasuk salinan dan butir-butir lain bagi dokumen pengenalan, bukti alamat dan butir-butir hubungan lain, , maklumat tentang usia, status perkahwinan, asal kaum atau etnik, kepercayaan kredit, kesihatan fizikal atau mental atau keadaan perubatan, pilihan pemakanan, perbuatan melakukan atau dakwaan tentang perbuatan melakukan sebarang kesalahan atau prosiding bagi sebarang kesalahan yang dilakukan atau didakwa dilakukan termasuk salah laku di masa lalu, pelupusan prosiding tersebut atau hukuman oleh mana-mana mahkamah dalam prosiding tersebut.

Sekiranya anda berurusan dengan kami di dalam kapasiti peribadi (tidak termasuk perkerja, kontraktor, pekerja sementara atau kakitangan lain BNPP), sebagai contoh sekiranya anda mengambil bahagian di dalam pengambilan BNPP, kami selalunya memproses jenis data peribadi mengenai anda seperti berikut:

–          Maklumat peribadi terperinci anda, seperti nama, tarikh lahir, perkerjaan, status perkahwinan, negera pemastautin dan nombor kad pengenalan/ paspot, atau sebagainya.

–          Butir-butir hubungan anda bagi perkerjaan dan maklumat peribadi, seperti alamat e- mel, alamat pos dan/atau nombor talipon.

–          Nama majikan anda atau entiti dimana anda bertugas.

–          Dokumen pengenalan, seperti salinan paspot anda, lesen memandu, kad pengenalan atau dokumen lain yang diperlukan oleh undang-undang. Salinan-salinan ini mungkin termasuk gambar anda (muka dan bahu).

–          Maklumat lawatan anda ke laman web kami termasuk, tetapi tidak terhad kepada, data trafik, data lokasi dan lain-lain data komunikasi, dan sumber-sumber yang anda akses.

–          Maklumat lawatan anda ke premis kami.

 

Sekiranya anda berurusan dengan kami di dalam kapasiti sebagai pegawai, wakil, pekerja atau pengarah kepada pembekal, penjual, vendor, pembekal kemudaha, kontraktor, penasihat, pelanggan kami atau sebagainya, kami selalunya memproses jenis data peribadi mengenai anda seperti berikut:

 

–          Nama, alamat e-mel kerja dan lain-lain maklumat kerja anda.

–          Nama majikan anda atau entiti dimana anda bertugas.

–          Peranan, pangkat dan gelaran kerja anda.

–          Bidang pekerjaan anda.

 

–          Dalam keadaan tertentu, dokumen pengenalan, seperti salinan paspot anda, lesen memandu, kad pengenalan atau dokumen lain yang diperlukan oleh undang-undang. Salinan-salinan ini mungkin termasuk gambar anda (muka dan bahu).

–          Maklumat keutamaan anda mengenai jenis acara pemasaran.

–          Maklumat mengenai lawatan anda ke laman web kami, kami termasuk, tetapi tidak terhad kepada, data trafik, data lokasi dan lain-lain data komunikasi, dan sumber- sumber yang anda akses.

–          Maklumat lawatan anda ke premis kami.

 

Sekiranya anda berurusan dengan kami di dalam kapasiti sebagai perkerja, kontraktor, pekerja sementara atau kakitangan lain BNPP, kami selalunya memproses jenis data peribadi mengenai anda seperti berikut:

 

–          Maklumat peribadi terperinci, seperti nama, tarikh lahir, perkerjaan, status perkahwinan, butir-butir hubungan sekiranya berlaku kecemasan (emergency contact details), negera pemastautin dan nombor kad pengenalan/ paspot, atau sebagainya.

–          Nama majikan anda atau entiti dimana anda bertugas.

–          Maklumat profesional, seperti alamat e-mel, alamat pos, nombor talipon, negara pemastautin, gaji dan maklumat bank akaun.

–          Dokumen pengenalan, seperti salinan paspot anda, lesen memandu, kad pengenalan atau dokumen lain yang diperlukan oleh undang-undang. Salinan-salinan ini mungkin termasuk gambar anda (muka dan bahu).

–          Rekod berkaitan dengan HR (HR related records), seperti latihan, penilaian prestasi, ketiadaan dan penyimpanan masa, disiplin, prosiding rungutan dan keupayaan, dan pemeriksaan latar belakang.

–          Maklumat akses anda ke premis dan sistem kami, perisian (software), laman web, termasuk akses dan data kedudukan dan data komunikasi.

 

Jenis-jenis data peribadi ini mungkin termasuk data peribadi sensitif.

Kami juga mungkin merakam panggilan talipon dan menyimpan e-mel dan log internet berhubung dengan urusan anda dengan kami. Sila lihat di bawah “bila kami merakamkan komunikasi kami dengan anda”.

3.              Akibat Kegagalan Membekalkan Maklumat
Dalam keadaan tertentu, ia mungkin mandatori bagi anda untuk membekalkan kepada kami data peribadi anda, sebagai contoh, untuk membolehkan kami untuk menyediakan atau menerima perkhidmatan dan/ atau beklan (deliverables) kepada atau dari anda atau untuk mematuhi obligasi undang-undang kami. Dalam keadaan lain pula, Anda mempunyai pilihan samada mahu membekalkan kepada kami data peribadi ataupun tidak. Tetapi, kegagalan membekalkan apa-apa data peribadi kepada kami seperti yang dikehendaki oleh kami boleh menyebabkan ketidakmampuan kami untuk mengekalkan, menerima atau menyediakan sesuatu perkhidmatan, produk atau bekalan (deliverables) daripada atau kepada anda, dan/atau meneruskan mana-mana transaksi atau urusan atau membincangkan apa-apa kesempatan yang lain atau berurusan perkara yang lain dengan anda tentang atau majikan anda, dan/atau anda mungkin tidak boleh mengambil bahagian dalam apa-apa kempen

 

pengambilan kami, dan/atau anda tidak mungkin mendapat akses dengan sepenuhnya sistem-sistem dan sumber-sumber dalaman kami.

Sekiranya anda berurusan dengan kami di dalam kapasiti sebagai perkerja, kontraktor, pekerja sementara atau kakitangan lain BNPP, kegagalan untuk membekalkan data peribadi tersebut mungkin menjejaskan prospek pekerjaan anda atau menjejaskan keupayaan kami untuk melaksanakan obligasi kami di bawah sebarang kontrak pekerjaan yang dijangka atau kontrak pekerjaan sedia ada atau keupayaan anda untuk menikmati manfaat pekerjaan anda dengan kami.

4.             Pemprosesan Data Peribadi
4.1          Data Peribadi yang disediakan oleh anda akan dikumpul, digunakan dan sebaliknya diproses oleh BNP Paribas Group dan/atau BNPP Malaysia Entities bagi tujuan berikut:-

–             Untuk memastikan bahawa kandungan laman-laman web kami dibentangkan dengan cara yang paling berkesan;

–             Untuk meneliti and menilai pematuhan dengan polisi dan standard BNPP;

–             Untuk mempromosi dan memasarkan bahan-bahan dan aktiviti-aktiviti, termasuk gambar dan video;

–             Untuk mengendalikan pemeriksaan pelaburan wang haram (money laundering), kewangan dan kredit dan untuk tujuan mengesan dan pencegahan penipuan dan jenayah;

–             Untuk peruntukan bagi mana-mana produk atau mana-mana perkhidmatan yang diminta;

–             Untuk berhubung dengan anda/organisasi anda mengenai produk dan perkihdmatan yang ditawarkan oleh kami atau anda/organisasi anda;

–             Untuk mematuhi dengan obligasi dan permintaan undang-undang dan peraturan kami di seluruh dunia, termasuk pelapuran kepada dan/ atau diaudit oleh badan regulatory, penguatkuasa or exchange, nasional dan internasional;

–             Untuk mematuhi dengan perintah mahkamah dan menjalankan dan mempertahankan hak-hak kami;

–             Untuk apa-apa tujuan perniagaan lain yang sah;

–             Untuk melaksanakan proses perniagaan, termasuk penerimaan perkhidmatan, product anda bekalan (deliverables) dari anda dan menyampaikan perkhidmatan kepada pelanggan; dan

–             Lain-lain yang dibenarkan di bawah undang-undang dan peraturan yang diguna pakai.

 

Sebagai tambahan kepada di atas, untuk pengurusan dan/atau tujuan Sumber Manusia, termasuk:

–             penentuan tentang kelayakan anda untuk mana-mana peluang penggajian semasa atau di masa depan;

–             mengesahkan rujukan anda dan latar belakang pendidikan anda dan penentusahan pra-pekerjaan terhadap maklumat yang disediakan oleh bakal pekerja yang termasuk: menyemak ketepatan dan kesempurnaan/kelengkapan butir-butir (contohnya kelayakan) yang diberikan oleh bakal pekerja;

 

–             pemeriksaan pra-pekerjaan terhadap latar belakang dan hal keadaan bakal pekerja yang mungin termasuk: melaksanakan semakan latar belakang berhubung dengan rekod jenayah, mendapatkan maklumat daripada biro kredit untuk menyemak kepercayaan kredit pekerja, menjalankan semakan sejarah pekerjaan (‘reference checks’) berhubung dengan kesesuaian kerja pekerja;

–             menilai prestasi kerja individu, kehadiran dan rekod tatatertib;

–             melaksanakan prosiding tatatertib pekerja;

–             melaksanakan latihan pekerja;

–             mendapatkan dan menyelenggara rekod dan maklumat kesihatan pekerja yang termasuk: menghendaki anda melengkapkan borang soal selidik perubatan atau menjalani pemeriksaan perubatan;

–             menjalani penilaian prestasi dan menyemak dan membayar gaji, bonus dan manfaat lain;

–             menyediakan surat perakuan pekerja yang termasuk: surat kepada pihak ketiga memberikan butir-butir pekerjaan pekerja (tidak termasuk maklumat gaji) dengan kami;

–             memantau komunikasi perniagaan anda (dengan memantau telefon, e-mel dan data trafik internet iaitu pengirim, penerima, subjek; tarikh dan masa pesanan teks; lampiran pada e-mel; nombor yang dipanggil dan tempoh panggilan; nama domain laman web yang dilawati, tempoh lawatan; dan fail yang dimuat turun daripada internet) atas sebab-sebab yang termasuk: menyediakan bukti tentang transaksi perniagaan; memastikan bahawa prosedur perniagaan, dasar dan kontrak kami dengan pekerja dipatuhi; mematuhi sebarang obligasi undang-undang; memantau standard/taraf perkhidmatan, prestasi kakitangan, dan untuk latihan kakitangan;

–             pendedahan kepada pihak berkuasa pekerjaan, cukai dan/atau imigresen atau agensi rujukan credit;

–             pendedahan kepada mana-mana bakal pembeli kami dan/atau sebahagian daripada perniagaan kami selaras dengan sebarang langkah ketekunan wajar atau sebarang langkah yang serupa sifatnya;

–             memproses perkhidmatan senarai gaji;

–             berkaitan dengan sistem pembayaran kami atau BNP Paribas termasuk antara muka kami atau BNP Paribas atau interaksi dengan sistem pembayaran institusi kewangan yang lain, peniaga dan organisasi pembayaran;

–             pegurusan kakitangan tempatan dan global;

–             berkaitan dengan kami atau pematuhan pelaporan dan pemantauan prosedur dan syarat temasuk untuk tujuan internal audit;

–             berkaitan dengan simpanan rekod, tujuan pemprosesan simpanan data termasuk simpanan pusat database dan sistem (termasuk rekod dan data yang disimpan di luar Malaysia);

–             semua perkara lain berkaitan dengan pekerjaan anda dengan kami sebagaimana dianggap perlu atau sesuai oleh kami;

–             untuk memastikan kandungan di laman web kami dibentangkan dengan cara yang paling berkesan untuk anda; bagi pentadbiran umum HR, termasuk gaji dan faedah, latihan dan pembangunan, pengurusan prestasi, pengurusan penyakit dan ketiadaan, rungutan dan prosedur disiplin, pemantauan peluang yang sama, perancangan kesinambungan;

 

–             untuk pengurusan kewangan dalaman, termasuk pembayaran semula kepada kakitangan, perjalanan dan penyimpanan masa.

 

Kami juga mungkin menggunakan proses membuat keputusan secara automatik dalam beberapa keadaan.

 

Apabila kita merakam komunikasi
4.2            BNPP dan orang yang bertindak bagi pihak kami boleh merakam dan/ atau memantau komunikasi (termasuk perbualan telefon melalui talian darat dan telefon mudah alih, e-mel, mesej segera, bilik berbual (chat rooms), faks dan komunikasi elektronik lain) antarapelanggan, ejen, perunding, kontraktor, pekerja atau kakitangan lain BNPP dan yang bukan kakitangan BNPP / individu (seperti pekerja pelanggan kami). BNPP hanya melakukannya setakat yang dibenarkan oleh undang-undang untuk tujuan perniagaan yang sah atau tujuan lain yang dibenarkan oleh undang-undang. BNPP mengumpul jenis data peribadi atas beberapa sebab termasuk tetapi tidak terhad kepada:

 

–             merakam fakta

–             mematuhi undang-undang dan peraturan yang diguna pakai

–             Mematuhi prosedur dan dasar dalaman

–             Pentadbiran pemudahcara dan sokongan

–             Membantu dengan keselamatan, tujuan pencegahan jenayah dan penipuan; dan

–             Menyiasat atau mengesan penggunaan yang tidak dibenarkan, penggunaan salah atau penyalahgunaan perkhidmatan, sistem atau bahan-bahan lain kami.

 

Bagaimana kita menggunakan cookies dan teknologi lain yang seumpamanya di laman web kami
4.3            Kami mungkin mengumpul maklumat mengenai komputer anda, termasuk di mana ada alamat IP, sistem pengendalian anda dan jenis penyemak imbas, untuk tujuan pentadbiran sistem. Ini adalah data statistik mengenai tindakan menyemak imbas dan corak pengguna, dan tidak mengenal pasti mana-mana individu. Kami juga mungkin mengumpul maklumat mengenai penggunaan internet am anda, dan akses anda ke dan penggunaan anda atas apa- apa perkhidmatan BNPP yang disediakan untuk anda/ majikan anda. Ini mungkin dilakukan melalui penggunaan cookies atau mana-mana teknologi lain yang seumpamanya, termasuk teknologi yang menjejaki dan memantau aktiviti anda pada beberapa laman dan sistem kami. Untuk maklumat lanjut mengenai cookies amnya dan apa cookies yang digunakan oleh BNPP, sila lihat Cookies Policy di http://cib.bnpparibas.com/Miscellaneous/Cookies- Policy/page.aspx/215

 

5.                   Pendedahan
Data Peribadi yang diberikan kepada BNPP Malaysia Entities dan mana-mana agensi pekerjaan atau perekrut yang dilantik oleh BNPP Malaysia Entities berkaitan dengan pekerjaan anda dengan BNPP Malaysia Entities secara amnya akan dirahsiakan tetapi anda dengan ini membenarkan dan memberi kuasa kepada kami untuk menyediakan atau mendedahkan Maklumat Peribadi anda bagi tujuan yang dinyatakan di atas kepada orang-orang berikut:-

 

–             mana-mana “Pegawai” (yang bermaksud seseorang pegawai, pekerja, ejen, penjaga atau penasihat profesional (termasuk juruaudit, akauntan dan penasihat undang-undang) atau mana-mana pihak lain yang bertindak sebagai wakil, juruaudit luar dan syarikat insurans kami);

–             mana-mana ahli BNP Paribas Group dan pegawai mereka;

–             mana-mana pihak berkuasa atau orang kepada mana kami terpaksa atau dikehendaki berbuat demikian di bawah undang-undang, atau sebagai balasan kepada agensi kompeten atau kerajaan;

–             mana-mana orang sekiranya kepentingan awam atau kepentingan kami menuntut/mewajarkan pendedahan;

–             mana-mana syarikat, egen, broker, kontraktor, sub-kontraktor, penyedia perkhidmatan atau pihak-pihak lain (termasuk perantara, koresponden atau rakan kongsi bank) yang menyediakan apa-apa perkhidmatan (termasuk perkhidmatan pentadbiran, perkhidmatan telekomunikasi, perkhidmatan senarai gaji, perkhidmatan komputer, perkhidmatan teknologi maklumat, perkhidmatan pembayaran, pelepasan sekuriti, penyiasatan kredit atau perkhidmatan kutipan hutang) atau produk kepada BNP Paribas Group dan atau BNPP Malaysia Entities berhubung dengan perniagaan kami atau sebagaimana kamianggap perlu atau sesuai dan Pegawai mereka (“penyedia perkhidmatan pihak ketiga”);

–             mana-mana orang yang meminta surat perakuan pekerjaan;

–             syarikat pencen atau insurans dengan mana kamidan/atau BNP Paribas Group telah membuat perkiraan bagi perlindungan manfaat untuk pekerjanya;

–             mana-mana pihak sekiranya pihak tersebut adalah dikehendaki untuk menzahirkan maklumat tersebut mengikut apa-apa prosiding mahkamah, perintah mahkamah atau undang-undang;

–             mana-mana pihak yang anda mengizinkan (sama ada secara nyata atau tersirat);

–             mana-mana pihak yang berada di bawah kewajiban kerahsiaan kepada kami; atau

–             mana-mana pihak sekiranya kami menentukan dengan niat yang baik bahawa penzahiran kepada pihak tersebut adalah diperlukan bagi apa-apa tujuan yang berkenaan dengan pekerjaan or servis anda atau apa-apa transaksi atau urusan dengan anda dan apa-apa perjanjian, kontrak atau dokumen di antara anda dengan kami.

 

6.                   Pelindung (safeguards)
Kami akan berusaha sedaya upaya untuk melaksanakan pelindung (safeguards) dan prosedur pentadbiran dan keselamatan yang sesuai selaras dengan undang-undang dan peraturan yang terpakai untuk menghalang pemprosesan data peribadi anda dalam cara yang tidak dibenarkan atau menyalahi undang-undang dan kehilangan atau kemusnahan atau kerosakan yang tidak disengajakan terhadap data peribadi anda.

 

7.                   Pemindahan dan Perkongsian Data
Sekiranya kami menganggapnya perlu atau sesuai bagi tujuan penyimpanan atau pemprosesan data atau pengurusan sumber manusia, kami mungkin memindahkan data peribadi anda kepada ahli lain dalam BNP Paribas Group atau penyedia perkhidmatan pihak ketiga di dalam atau di luar negara di mana mana-mana BNPP Malaysia Entities ditubuhkan, dalam keadaan rahsia dan pada tahap pelindung keselamatan yang serupa.

 

8.                   Hak Akses dan Pembetulan Anda
8.1               Anda mempunyai hak untuk meminta akses dan pembetulan maklumat tentang anda yang dipegang oleh kami dan anda boleh:-

(a)          menyemak samaada kami menyimpan atau menggunakan data peribadi anda dan meminta akses kepada data tersebut;

(b)         meminta agar kami membetulkan sebarang data peribadi anda yang tidak tepat, tidak lengkap atau ketinggalan zaman;

(c)          meminta agar data peribadi anda disimpan oleh kamihanya selama mana yang perlu untuk memenuhi tujuan data tersebut dikumpul;

(d)         meminta agar kami menyatakan atau menjelaskan dasar dan prosedurnya berkaitan dengan data dan jenis data peribadi yang dikendalikan oleh BNP Paribas Malaysia Berhad; dan

(e)          menarik balik, dengan sepenuhnya atau sebahagiannya, kebenaran anda yang diberikan sebelum itu.

 

dalam setiap keadaan tertakluk kepada sebarang sekatan undang-undang yang terpakai, syarat-syarat kontraktual dan tempoh masa yang munasabah. Berhubung dengan perenggan 8.1(e) di atas, sila ingat bahawa meskipun anda menarik balik kebenaran anda, BNP Paribas Malaysia Berhad masih boleh terus memproses data peribadidata peribadidata peribadidata peribadi anda dalam keadaan yang diiktiraf dan dibenarkan oleh undang-undang.

 

8.2               Permintaan bertulis bagi akses kepada data peribadi atau pembetulan dan/atau pemadaman data peribadi atau bagi maklumat tentang dasar dan prosedur dan jenis data peribadi yang dikendalikan oleh BNPP Malaysia Entities hendaklah ditujukan kepada:

BNP Paribas Asset Management Malaysia Sdn. Bhd.

Vista Tower, Level 48D, The Intermark, 348 Jalan Tun Razak, 50400 Kuala Lumpur Tel : +603-21796300

Fax : +603-21796399

 

Untuk Perhatian: Ketua Pegawai Operasi

 

Sekiranya anda berurusan dengan kami sebagai sebagai perkerja, kontraktor, pekerja sementara atau kakitangan lain BNPP:

 

Untuk Perhatian: Human Resource Manager Sekiranya organisasi adalah pelanggan kami:

Untuk Perhatian: Pengurus Akaun Pelanggan

 

*    Sekiranya anda/organisasi anda adalah pelanggan kami, sila juga rukuk kepada “Notis Kepada Pelanggan Mengenai Perlindungan Data Peribadi” di laman web kami.